Työnteosta ja työntekoon liittyvästä viestinnästä tulee koko ajan välittyneempää: kännykkä, sähköposti, intranet, some. Ihmiset ovat etäällä toisistaan ja kuitenkin pitäisi toimia tiiviinä ryhmänä eli tiiminä.
Mikä tiimi oikeastaan on ja miten se eroaa ryhmästä? Yhden määritelmän mukaan ”tiimi on pieni joukko ihmisiä, joilla on toisiaan täydentäviä taitoja, jotka ovat sitoutuneet yhteiseen päämäärään ja yhteiseen toimintamalliin ja jotka pitävät itseään yhteisvastuullisena suorituksistaan” (Katzenbach & Smith 1993).
Tiimi on siis erityinen ryhmä, jonka tarkoituksena on suorittaa tehtäviä ja saavuttaa päämääriä. Mutta miten tiimien käy, kun siirrytään välittyneeseen ”virtuaalimaailmaan” (toim. huom. lainausmerkit siksi, että virtuaalinen tarkoittaa jotain keinotekoista ja eihän digitaalinen viestintä ole keinotekoista).
Virtuaalitiimien tai digitiimien kohdalla huolta on herättänyt se, miten käy vuorovaikutuksen, johtamisen, sitoutumisen, luottamuksen, sosiaalisen läsnäolon ja ryhmän kiinteyden eli koheesion. Aihetta on tutkittu runsaasti.
Johtamisen onnistuminen riippuu tietysti siitä millaista johtamista tavoitellaan. Käskevä, ohjeistava ja kontrolloiva johtaminen lienee hankalaa digitiimeissä. Tosin digitaaliset välineet tarjoavat hyviä mahdollisuuksia kontrollointiin.
Sen sijaan delegoiva tai ns. palveleva johtaminen antaa tiimille tilaa ajatella ja toimia, jolloin se onnistuu myös virtuaalisesti. Tosin myös palvelevan johtajan on oltava läsnä ja keskusteltava alaisten kanssa, myös kasvokkain.
Vuorovaikutus on digimaailmassa usein kirjoitettua, osin tietysti puhuttua. Varsinkin kirjoitettuun vuorovaikutukseen liittyy omat haasteensa. Se voi olla täsmällistä tehtäviin keskittyvää, mutta se voi myös olla vaikeasti tulkittavaa tai kärjekkäämpää ilmaisua kuin kasvokkain. Haaste vuorovaikutukselle voi myös olla se, että monet virtuaalitiimit ovat globaaleja ja siten monikielisiä. Väärinymmärrysten riski kasvaa.
Yleisin kieli virtuaalitiimeissä lienee paskasti puhuttu englanti (lainaus Madeventuresin Rikulta ja Tunnalta). Lohdullista on, että me suomalaiset olemme tämän kielen puhumisessa maailman viidenneksi parhaita!
Luottamus on kiinnostava teema. Usein ajatellaan, että luottamus syntyy vain kasvokkaisissa kohtaamisissa. Haastattelemani pienyrittäjät olivat vahvasti tätä mieltä.
Tämän näkemyksen vastaisesti monet tutkimukset osoittavat, että digitiimeissä luottamus voi syntyä nopeastikin. Tätä on nimitetty pikaluottamukseksi. Jos tiimin on suoriuduttava tehtävästä nopeasti, jäsenet eivät välttämättä mieti muiden jäsenten tarkoitusperiä, vaan luottavat heihin tehtävän suorittamisen ajan – ja ehkä sen jälkeenkin, jos toiminta on ollut onnistunutta. Aina pikaluottamusta ei tietenkään synny, sillä luottamusta on montaa lajia.
Läsnäolon tunne on tärkeää. Jos läsnäolon tunne on vahva, luottamus ja sitoutuminen vahvistuvat ja usein myös vuorovaikutus helpottuu. Laura Kohonen-Aho tutki tuoreessa väitöskirjassaan, kuinka läsnäoloa rakennetaan virtuaalimaailmassa – siis oikeassa visuaalisessa keinotodellisuudessa. Näyttää siltä, että visuaaliset elementit ja videot auttavat läsnäolon tuottamisessa. Työelämän kannalta haaste on, ettei peleistä tuttua visuaalista keinotodellisuutta juurikaan hyödynnetä.
Virtuaalitiimi ei siis ole samanlainen kuin kasvokkainen toimiva tiimi. Mutta se voi toimia tehokkaasti, sitä voidaan johtaa hyvin ja jäsenten kesken voi syntyä luottamusta. Tämä kaikki voi myös mennä pieleen. Siksi niin pomon kuin alaisten tulee ottaa vastuu virtuaalitiimin toiminnasta ja huomioida, että ryhmän toiminta ja vuorovaikutus on erilaista kasvokkaiseen verrattuna. Fyysisesti läsnäolevassa työyhteisössä ongelmat tulevat näkyviksi, mutta virtuaalitiimeissä ne voivat sananmukaisesti kadota bittiavaruuteen – mutta eivät silti katoa ihmisten mielistä.
Janne Matikainen 