Latteaa organisaatioviestintää – tiedotteet täräkämmiksi!

Hallituspuolueiden puheenjohtajat tviittasivat perhevapaauudistuksen kaatumisesta täsmälleen samanlaisilla tviiteillä:

”Perhevapaauudistusta ei toteuteta tällä vaalikaudella. Yhteistä mallia ei valitettavasti löytynyt.”

Tviittien samanlaisuus on tietysti hauska anekdootti. Samalla se kuitenkin herätti pohdintaa viestinnän ammattimaistumisen seurauksista. Viestintä on huolella mietittyä ja hiottua, mutta samalla kaavamaista, tylsää ja latteaa.

Pieni poiminta toimitusjohtajien nimitysuutisista vahvistaa havaintoa. Tämä näyte on koottu muutamista eri tiedotteista:

”Uskon, että monipuolinen taustani ja osaamiseni yhdessä ammattitaitoisen henkilöstömme kanssa tuovat lisäarvoa X:n liiketoiminnan kehittämisessä ja kasvattamisessa. Koen että minulla on paljon annettavaa toimitusjohtajana yrityksen kehitykselle ja uskon, että yhdessä olemme vielä entistäkin vahvempia!”

Vastaava ilmiö näkyy urheilussa, erityisesti lajeissa, joissa liikkuu raha. Tällainen tiedoteteksti kuulostaa varsin tutulta:

”Hän on monipuolinen hyökkääjä, joka pystyy pelaamaan molemmilla laidoilla sekä keskellä.”

Urheilijoiden kaavamaiseen ja persoonattomaan viestintätyyliin kiinnitti huomiota myös Ilta-Sanomissa Janne Toivio kommentissaan Viveca Lindforsista. Toivio totesi, että Lindfors ”ei esiintynyt toimittajien edessä kuin tarkasti koulutettu marakatti, joka toistaa ennalta sovittuja fraaseja ja väsyneitä kliseitä, tärkeimpänä panoksenaan mainoshattu”.

Voisikohan urheilija sanoa kuten Seppo Räty aikanaan Stuttgartin pettymyksen jälkeen: ”Saksa on paska maa.”

Viestinnän ammattimaistuminen tekee viestinnästä toki suunnitelmallista, standardoitua ja hallittua. Samalla se näyttäisi tekevän viestinnästä – tai ainakin tiedotteista – kaavamaisia, turvallisia, ennakoitavia ja ehdottoman tylsiä.

Haastan tiedotteinen kirjoittajat (jos joku sellainen sattuu tämän lukemaan): rikkokaa kaava, käyttäkää värikästä ja persoonallista kieltä, antakaa inhimillisyydelle tilaa. Tylsä viestintä haittaa lopulta eniten viestinnän ammattilaisia itseään. Näiden tiedotteiden tekemiseen ei tarvita suurta ammattitaitoa, kohta sen hoitavat robotit.

Ongelma ei välttämättä ole viestinnän ammattilaiset, vaan organisaatioiden johto. Viestinnän ammattilaiset eivät ehkä saa lupaa tehdä värikkäämpää viestintää.

Enkä suinkaan voi itseäni täysin ulkoistaa kritiikistä. Olen jo vuosikaudet opettanut viestinnän opiskelijoita, siis heitä, jotka tätä viestintää tekevät.

To tweet or not to tweet – Twitter organisaatioiden haasteena

Olin järjestämässä päivän HY+ Twitter-koulutusta ja vedin koulutuksessa työpajan. Avaan seuraavassa pajan teemoja. Mukana myös päivän muiden kouluttajien (professori Pekka Isotalus, tutkijatohtori Jari Jussila ja työelämäprofessori Pekka Sauri) pointteja. Koulutus pohjautui tuoreeseen Twitter-kirjaamme.

Kohderyhmä ja tavoittavuus

Twitterin käyttö saattaa on olla haulikolla räiskimistä, vaikka pitäisi tavoittaa organisaation kannalta oikeat kohde- ja sidosryhmät. Ne voivat olla asiakkaita, päättäjiä tai mediaa. Paras tapa on nimetä tviittiin sopivia käyttäjiä tai aihetunnisteita (hashtag). Kovin montaa näitä ei voi olla.

Twitterissä voi myös tehdä listoja organisaation kannalta olennaisista käyttäjistä. Eräs koulutuksen osallistuja huomattu, että listasta syntyy henkilörekisteri, joita EU:n uusi tietisuoja-asetus valvoo tarkasti. Tärkeä pointti!

Oikea kohderyhmä löytyy parhaiten siten, että itse aktiivisesti etsii itselle tärkeitä käyttäjiä ja hashtageja, seuraa heitä ja kohdistaa tviittinstä heille. Tämä vaatii tietysti aikaa.

Osuvimmat hashtagit

Mistä sitten löytää osuvimmat hashtagit? Niitä kun ei voi laittaa liikaa, 2-3 on sopiva määrä Twitterin algoritmin kannalta. Tässäkin on olennaista seuranta ja havainnointi. Apuna voi käyttää dataa suosituista hashtageista, joita on koonnut mm. Toni Nummela ja Pyppe.

Organisaation kannalta kimurantti kysymys on, koittaako lanseerata omia hashtageja vai liittääkö oman viestin suosittuihin hashtageihin? Nämä voi onneksi tehdä samanaikaisesti. Oman hashtagin breikkaaminen on haasteellista, mutta niinkin voi käydä, kuten kävi #koulutuslupaukselle.

Resurssit ja työnjako

Twitterin käyttö vaatii ensisijaisesti osaamista ja aikaa. Twitter tulee usein muiden töiden päälle. Organisaatioissa olisi mietittävä, voidaanko jostain luopua, kun käytetään Twitteriä. Kun tulee jotain uutta, jostain vanhasta pitäisi pystyä luopumaan. Tehokas Twitterin käyttö saattaa esimerkiksi vähentää sähköpostien määrää.

Toiseksi tviittamisen ajankohta voi olla ongelma, kun Twitter on virkeimmillään normaalien työaikojen ulkopuolella. Organisaatiossa pitää sopia käytännöistä. Jos sovitaan päivystysvuoroista, pitää myös kompensaatiosta sopia. Jos asiakaspalvelua viedään Twitteriin, voidaan siellä ilmoittaa asiakaspalveluajat, kuten Tallink Silja on tehnyt.

Twitterin käyttö jää usein viestintäihmisten harteille. Tämä kuvastaa ajatusta, että viestintä on vain viestintäihmisten tehtävä. Viestintä kuuluu kuitenkin kaikille. Pekka Sauri painottaa, että nimenomaan ylimmän johdon tulisi olla Twitterissä. Pekka Isotalus havainnollisti, että kovin harva johtaja on toistaiseksi Twitterissä. Johtajien lisäksi myös muita pitää innostaa Twitteriin, kannattaa houkutella innokkaita ja innovatiivisia ihmisiä, vastarannankiiskejä ei pidä pakottaa tviittamaan.

Miten monologista tulisi dialogia?

Twitter muistuttaa usein monologia, varsinkin ajankohtaisen tai suositun aiheen tiimoilta. Organisaatioiden ongelma on, että ne työntävät omaa sisältöään ja toivovat, että muut siitä tykkäisivät ja retviittaisivat. Harvoin käy näin hyvin.

Jotta vuorovaikutusta syntyisi, pitää sisällön olla kiinnostavaa. Pelkkä markkinointi ei keskustelua synnytä. Pitää myös itse olla aktiivinen. Mitä enemmän itse keskustelee, sitä enemmän myös muut osallistuvat. Vastavuoroisuus on valttia.

Henkilö vai organisaatio?

Some on henkilökeskeistä, ihmiset ovat usein kiinnostavampia kuin organisaatiot. Mutta kenestä tulee organisaation kasvot tai peräti ajatusjohtaja? Johtaja on tietysti luonteva valinta, mutta voi se olla joku muukin. Tällöin työntekijän pitää todella uskoa ja samaistua organisaatioon.

Jokaisella on myös oikeus yksityisyyteen ja mielipiteeseen. Jos organisaatio on riitaisa, tuskin sieltä löytyy innokkaita tviittaajia. Sen sijaan hyvästä organisaatiosta on mukava kertoa. Työ- ja yksityisrooliin erottaminen on ymmärrettävä toive, mutta se voi olla hankalaa. Pekka Sauri kehottaa olemaan yksi persoona, kaksoiselämä käy raskaaksi. Persoonallinen ote ei tarkoita yksityiselämän avaamista. Myös organisaatio voi olla persoonallinen, hyvä esimerkki Helsingin rakennusvirasto.

Pitääkö retviittiin lisätä omaa tekstiä?

Päädyimme työpajassa siihen, että aina kannattaa pyrkiä persoonalliseen tyyliin. Tällöin siis retviittaukseen kannattaa lisätä jokin teksti, johon tulee organisaation oma tyyli. Aina näin ei tarvitse tehdä, mutta pelkkä retviittaus on mekaanista ja persoonatonta Twitterin käyttöä.

Negatiivinen julkisuus ja leimahdukset

On pieni riski, että Twitterissä leimahtaa organisaation kannalta jotain ikävää. Aina pitää katsoa peiliin, onko oikeasti tullut tehtyä tai sanottua jotain tyhmää. Olennaista on nopea reagointi, korjaa tai pyydä anteeksi heti – ja pyydä oikeasti anteeksi, muka-anteeksipyyntö ei riitä.

Organisaation hashtagi voidaan myös ”kaapata” toiseen käyttöön. Tätä voi olla vaikea korjata, mutta taas nopea reagointi on tärkeää. Jos mahdollista asia kannattaa kääntää hyväksi kekseliäisyydellä ja huumorilla.

Työkalut avuksi

Twitterin käyttöä kannattaa tehostaa työkaluilla, niin analysoinnin kuin käytön kannalta. Tässä videossa on neuvottu Hootsuiten käyttöä.

Tviittien ajastaminen helpottaa ajankäyttöä, jottei tviittejä tarvitse koko aikaa kirjoitella. Nopeaan reagointiin ajastus ei auta, mutta työkalut voivat helpottaa seurantaa ja siten nopeaa reagointia. Lisää työkaluista tietää @jjussila.

Kaikessa Twitterin käytössä olennaista on oma aktiivisuus. Pikavoittoja ei voi odottaa. Jokaisen käyttäjän ja organisaation on mietittävä panos-tuotos -suhdetta: mikä Twitterin merkitys on organisaatiolle ja mitä sen käytöstä voisi odottaa. Ongelma on, ettei ilman kokeilua voi tietää vastausta.