Wilma viestintäympäristönä

Kävin pitämässä opettajille pari työpajaa Wilma-viestinnästä, tässä kootusti työpajan keskeiset ajatukset.

Viestintä ei koskaan tapahdu tyhjiössä, vaan jossain viestintäympäristössä. Keskeinen osa viestintäympäristöä ovat kanavat ja välineet, mikä Wilman tapauksessa on tekstipohjaiseen viestintään pohjautuva nettipalvelu. Olennaisia ovat myös käyttäjiin liittyvät piirteet: odotukset, asenteet, taidot ja tunteet. Lisäksi käyttäjät ovat osa erilaisia sosiaalisia ryhmiä, kuten vanhempia tai opettajia.

Viestintä on myös osa jotain organisaatiota tai instituutiota. Wilma-viestintä on aina osa koulujärjestelmää, mikä pitkälti sanelee käyttäjien rooleja, valta-asetelmia ja käytäntöjä. Viestinnän kehittämisessä on tärkeää nähdä nämä ympäristön piirteet.

Viestinnän kehittämisessä on myös hyvä pohtia perimmäisiä kysymyksiä: Mikä Wilma itse asiassa on? Viestintäkanava, tietovarasto, opettajan päiväkirja, hallinto-ohjelma? Vai kaikkea tätä? Työpajassa monen opettajan mielestä Wilma on opettajan päiväkirja. Olisi kiinnostavaa tietää millaisena vanhemmat Wilman mieltävät. Oppilaiden mielestä se on rikosrekisteri.

Olennaista onkin, millaiset odotukset sidosryhmillä eli opettajilla, vanhemmilla, oppilailla ja hallinnolla on Wilman suhteen? Mikäli nämä odotukset poikkeavat toisistaan, saattaa erilaisia törmäyksiä tapahtua.

Tekstipohjainen verkkoviestintä tuo viestintään omat haasteensa. Usein sanotaan, että viestijöiden kesken on suurempi psykologinen etäisyys kuin kasvokkain. Näin ei välttämättä aina ole. Psykologinen etäisyys saattaa aiheuttaa vuorovaikutteisuuden vähäisyyttä, tulkinnan haasteita ja pahimmassa tapauksessa aggressiivista viestintää. Tämä näkyy oivallisesti erilaisissa nettikeskusteluissa.

Teknologisissa viestintäkanavissa viestintä on toisinaan myös ”liian” helppoa. Tarkoitan tällä erilaisia valmiita klikattavia vaihtoehtoja tai merkkejä. Esimerkiksi Wilmaan voidaan tehdä merkintä yhdellä klikkauksella. Kyse on paitsi merkinnästä, myös aina viestistä, joka voidaan tulkita eri tavoin. Tästä johtunee se, että negatiiviset asiat helposti korostuvat Wilmassa, varsinkin vanhempien mielestä.

Miten Wilma-viestinnästä voisi tehdä parempaa? Yksi avain on yhteiset pelisäännöt. Pelisäännöt tehdään yhdessä ja niihin pitäisi sitoutua – myös vanhempien! Yhdessä tekeminen tarkoittaa sitä, että asia käydään vanhempainillassa läpi. Eikä siellä esitellä koulun tai koko kaupungin luomia ”sääntöjä”, vaan kysytään vanhempien näkemyksiä. Tämä ei tarkoita, että vanhempien näkemyksiä tulisi sellaisenaan noudattaa, mutta kuulluksi tuleminen saattaa parantaa sitoutumista pelisääntöjen noudattamiseen.

Pelisäännöissä on hyvä sopia ainakin Wilman funktio: mihin, miten ja miksi sitä käytetään? Lisäksi voidaan miettiä avoimuuden astetta. Onko opettajan päiväkirjan jokaisen merkinnän oltava avoin vanhemmille? Olisiko parempi olla yhteydessä vanhempiin, jos merkintöjä kertyy tietty määrä? Myös kirjoitustyylistä olisi syytä keskustella ja sopia.

Pelisäännöt sopimalla haasteet eivät tietenkään lopu. Kaikki vanhemmat eivät osallistu ja sitoudu. Lisäksi monikulttuurisuus saattaa tuoda omia haasteita. Ei välttämättä ole yhteistä kieltä ja joillekin vanhemmille koko tietokoneen tai älypuhelimen kautta käytettävä järjestelmä voi olla täysin outo asia. Myös pienempiä haasteita voi ilmaantua. Wilman sisältöjä saatetaan levitellä muualle, kuten oppilaat ovat levittäneet Wilma-merkintöjään Instagramissa. Tällöin tavoitteena saattaakin olla mahdollisimman hölmö merkintä Wilmaan, jotta sen voi jakaa edelleen.

Suurin vaara kuitenkin on, että teknologinen järjestelmä ohjaa toimintaa. Wilman kuuluisi olla renki, eikä isäntä. Tietojärjestelmien tulisi tukea organisaatioiden järkevää toimintaa, eikä organisaatioiden tulisi sopeuttaa toimintaansa tietojärjestelmän mukaiseksi. Koulun tehtävä ei ole Wilman palveleminen!

 

Organisaation puhdas omatunto

Organisaatioissa suunnitellaan monia hyviä asioita: henkilöstösuunnitelma, työhyvinvointisuunnitelma, viestintäsuunnitelma ja viime vuosina some-suunnitelma. Aika usein käy kuitenkin niin, että suunnitelmat päätyvät sinne kuuluisaan mappi öö:hön. Miksi?

Suunnitelmia tekemällä organisaatio saa puhtaan omantunnon. Asialle on tehty jotain tuottamalla dokumentti. Varsinaisesti asioille ei kuitenkaan välttämättä ole tehty mitään.

Suunnitelmien lisäksi kyselyt ja arvioinnit ovat hyviä omantunnon tuottajia. Kun on tehty kysely – joita tehdään nykyään paljon – asioihin on käyty käsiksi. Usein kuitenkin käy niin, etteivät kyselyiden tulokset johda mihinkään konkreettiseen toimintaan.

Miksi suunnitelmat eivät muutu toiminnaksi? Tähän kysymykseen ei liene selvää vastausta. Usein syynä lienevät rutiinit, vakiintunut – jopa jämähtänyt – toimintakulttuuri. Muutos on useimmiten vaikeaa, eivätkä hyvätkään suunnitelmat sitä tuota. Syynä voi myös olla kiire, ”oikeita” töitä on liikaa.

Paradoksaalista kehittämisessä usein myös on se, ettei venettä haluta liikaa keikuttaa. Samaan aikaan yritetään kehittää ja pitää yllä vakiintunutta tilannetta. Suunnitelmat palvelevat tätä tilannetta hyvin. Asialle on ”tehty” jotain kuitenkaan tekemättä paljon mitään. Ei keikuteta venettä.

Usein saattaa myös käydä niin, että suunnitelmat korvataan uusilla suunnitelmilla, vaikka edellistä suunnitelmaa ei ole ehditty vielä lainkaan toteuttaa. Vastaavaa tapahtuu hankkeiden kanssa, edellisiä hankkeita ei ole viety loppuun, kun aloitetaan jo uudet hankkeet. Tästä ilmiöstä teinkin oman blogikirjoituksen.

Näillä huomioilla en tietenkään kiistä suunnitelmien ja kyselyiden merkitystä. Ongelma on, kun niitä tehdään paljon, niiden merkitys paradoksaalisesti pienenee. Tapahtuu inflaatiota. Vähempi olisikin enempi. Kaikkein olennaisinta on, että suunnitelmat kanavoituisivat käytäntöön ja kyselyiden tulokset johtaisivat muutoksiin. Kannattaisikin kehittää vähemmän, mutta sitten kun tehdään, niin tehtäisiin kunnolla.